Compliance- Keep me out of prison

Compliance. Naast het brede takenpakket van de bedrijfsjurist kreeg ik ook compliance bij mijn laatste opdracht naar binnengeschoven. Maar wat is compliance, wat moest ik er mee? Mijn opdrachtgever was geen financiële dienstverlener, dus stond niet onder toezicht van AFM, DNB en MinFin.

Volgens wikipedia wordt met compliance bedoeld dat een organisatie werkt in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving. Tja. Moet niet iedere persoon werken in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving, was mijn eerste gedachte. Het was voor mij als bedrijfsjurist en civilist een wollige definitie. Ik bleek niet de enige die dit vond. Wat dien je in het kader van compliance immers na te leven? Interne richtlijnen zoals de Ethical Business Conduct. Accounting-richtlijnen? Contractuele verplichtingen mogelijk?

Een bedrijf dat je als bedrijfsjurist bijstaat, onderneemt in een complex van regels dat niet eenduidig is. En dan loop je risico. De rol van een bedrijfsjurist is dan niet om op de rem te staan. Zolang je een risico voor het bedrijf tijdig onderkent en ergens verdisconteert, vervul je je rol als bedrijfsjurist al heel behoorlijk. Let wel: ik zeg niet dat je het bedrijf moet stimuleren de wet te overtreden. Ik zeg alleen dat een bedrijf vaak moet handelen -niets doen is geen optie- en dat men dan te maken krijgt met een tegenstrijdige belangen en regelgeving waar men een oplossing voor vraagt bij de bedrijfsjurist. Als bedrijfsjurist ga je dan niet als dominee roepen dat het niet mag. Want dan wordt het erg rustig op je legal department.

Dus nog een probleem er bij. Niet alleen was voor mij niet duidelijk wat compliance precies inhield. Het kwam mij ook voor dat de compliance-pet niet goed samenging met de bedrijfsjurist-pet.

Gaan we terug naar de financiële sector. Waarom is compliance daar zo uitgegroeid? Omdat deze sector te maken kreeg met erg actieve toezichthouders. En ongewenste media-aandacht. Een op winstgericht bedrijf kan niet meer onbegrensd zijn gang gaan, was de boodschap. De sancties in de vorm van boetes of zelfs een gevangenisstraf en de soms vergaande bevoegdheden van een toezichthouder waren voor veel bedrijven reden hier serieus aandacht aan te geven. Er kwam een complianceprogramma en er werd een compliance officer aangesteld. In de V.S. gaan ook bedrijven buiten de financiële sector over tot het instellen van een complianceprogramma. Zie bijvoorbeeld deze presentatie van sigarettenfabrikant Phillip Morris waarbij men zich met compliance richt op naleving van de anticorruptiewetgeving OECD en FCPA en hoe je daarbij voor te bereiden op audits van DoJ en SEC.

Dus het heeft te maken met toezichthouders. Hoe kun je een bedrijf voorbereiden op een audit van een toezichthouder? Dat was compliance. Keep me out of prison, zo zou voor sommige bedrijven de instructie van CEO aan GC kunnen luiden. Zie onder meer de recente corruptieschandaal rond Total Fina (zie ook) waarbij de topman wordt aangeklaagd voor betaling van smeergeld om toegang te krijgen tot Iraanse gasvelden. Of Siemans waar een topman smeergeld zou hebben betaald aan een Duitse vakbond.

Er werd mij al meer duidelijk. Dan moet ik dus in kaart brengen of mijn opdrachtgever bezoek zou kunnen krijgen van een actieve toezichthouder en wat de gevolgen daarvan kunnen zijn. Dat kan de Voedsel en Warenautoriteit zijn voor de foodsector. Het openbaar ministerie -of wanneer je je beursgenoteerd bent in de V.S. het SEC- met betrekking tot anticorruptiewetgeving. De Inspectie voor de Gezondheidszorg voor de Nederlandse farmaceutische sector. Dat zijn overigens niet in alle gevallen actieve toezichthouders. Wel actief zijn de Mededingingsautoriteit en Neelie Kroes van de Europese Commissie. Pricacywetgeving kan ook een compliance-aangelegenheid zijn. Niet zozeer door het risico dat deze toezichthouder langs komt. Hier speelt eerder het voorkomen van negatieve beeldvorming, je wilt als bedrijf niet bekend staan als privacyschender.

Niet-naleving van regels met een actieve toezichthouder kan leiden tot een boete of zelfs strafrechtelijk vervolging. Belangrijker: een onderzoek door een toezichthouder kan invloed hebben op de winstgevendheid van een bedrijf. Zo’n onderzoek is namelijk tijdrovend en kan alleen al door het name and shame-karakter zeer schadelijk zijn voor de reputatie van het bedrijf. Daarom is het belangrijk dit goed te managen, door verrassingen te voorkomen. Onder meer door bewustwording in de organisatie te creëren, intern toezicht en alle gedragingen die hiermee samenhangen zo nodig schriftelijk vast te leggen voor eventuele interne en externe audits.