Administratieve organisatie van de bedrijfsjurist – van hard copy naar soft copy

Als advocaat-stagiare op een advocatenkantoor word je vanaf dag één geleerd hoe je informatie beheert. Je legt een dossier aan met uniek nummer, van alle uitgaande stukken worden kopieën gemaakt voor in het dossier, belangrijke telefoongesprekken en besprekingen worden schriftelijk vastgelegd en email berichten worden geprint opgeborgen in het dossier. Daarbij wordt de advocaat ondersteund door een secretaresse die een belangrijke rol heeft bij informatiebeheer. In het klassieke patroon gaan alle telefoongesprekken via haar, wordt ieder briefje per dictafoon uitgetikt, maakt zij alle afspraken en zorgt zij ervoor dat alle in en uitgaande stukken in het dossier komen en dat het dossier daarmee een getrouw beeld geeft van geleverde diensten. Dat klassieke patroon is door opkomst van email, thuiswerken, blackberry en mobiele telefoon ongetwijfeld aan het kantelen. Maar hoe ziet het er voor de bedrijfsjurist uit?

Als bedrijfsjurist heb ik in het begin geworsteld met de vraag hoe ik de groeiende informatiestroom moest beheren. De werkwijze die mij als advocaat was aangeleerd, bleek niet te werken. De secretaresse opdracht geven dagelijks alle email berichten met bijlagen te printen, zou pakken papier per week opleveren. Het opbergen van al het papier in dossiers zou ondoenlijk zijn. Dan loop je in korte tijd vast. Ik moest nadenken waar ik mijn beperkte tijd en aandacht aan ging besteden, wat ik aannam en wat niet en -vooral- waar ik toegevoegde waarde kon bieden. Alleen in het laatste geval moest ik informatie bewaren, want anders zou in verdrinken. Ik kwam er ook achter dat alles in softcopy bewaren en zo weinig mogelijk mail hard copy bewaren, veel beter werkte.

De gedragsverandering heeft me enige tijd gekost. Ik bleek overigens niet de enige. Veel bedrijfsjuristen die net als ik advocaat zijn geweest, hielden vast aan een werkwijze die ze als advocaat hadden geleerd. Dat betekent dossiers aanmaken en alles daarin geprint opbergen. In outlook een gelijke ordening aanbrengen, kwam ook niet meteen in me op. Het resultaat was dossier met stapels printjes van emailstrings. Tegenover de interne klant die zijn emailberichten in outlook wel goed beheert, sta je dan op achterstand. In een bespreking met de interne klant zit je dan tegenover hem door een stapel papier te ploegen terwijl hij met een paar muisklikken en handige zoekmethodes veel sneller bij de informatie komt en deze ook beter kan analyseren. Je voelt je dan achterlijk bezig, het wekt weinig vertrouwen.

Als ex-advocaat zat ik gevangen in een traditie, zo bleek. Ik had last van een remmende voorsprong. Als één van de eerste professionals en dienstverleners heeft de advocaat veel gezag dat hij ontleent aan het feit dat hij over veel kennis beschikt. Maar vooral ook doordat de advocaat vaardig is in kennis snel beschikbaar te maken. Duidelijk mag zijn dat het printen van emailstrings kennis juist niet snel beschikbaar maakt. Integendeel. Ik moet hier denken aan het begin van de auto-industrie. De eerste auto werd gemaakt op basis van een paardenkoets. Als ex-advocaat die bedrijfsjurist word, reed ik in een paardenkoets en had met de opkomst van de benzinemotor alleen het paard omgeruild voor motor en noemde het een auto. Het zag er niet uit; het bleek vooral traag en niet efficiënt.

Hoe dan het informatiebeheer aanpakken? Kan het beter? Ja zeker. Door alles soft copy op te slaan. Hard copies, zoals brieven en faxen kunnen daarbij door scannen soft copy worden gemaakt. Met outlook, excel en handige zoekfuncties zoals Google Desktop search kun je dan veel beter je werk doen.

Soft copy administreren moet je grotendeels zelf doen, elke dag. Maar met enige discipline en handigheid neemt dat niet meer dan 5-10 minuten per dag in beslag. Bijkomend voordeel is dan je de informatie dan ook beter voor elkaar in een afdeling beschikbaar kan maken via publieke outlook-folders. De continuiteit van dienstverlening van een afdeling is daarmee ook nog eens gewaarborgd.